Tổ chức hội nghị là gì? 3 bước không thể thiếu?
Tổ chức hội nghị là gì? 3 bước không thể thiếu?
Hội nghị là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu được tổ chức hàng năm của các doanh nghiệp, quyết định đến sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp đó. Bởi chúng nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp để giải quyết các công việc, khắc phục những hạn chế còn tồn tại, và tìm ra hướng đi mới... Vậy tổ chức hội nghị là gì? Các bước cần thiết để tổ chức hội nghị thành công?
Hãy cùng Art Event tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
ART TRAVEL & EVENT là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo hàng đầu khu vực miền Trung. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo cùng trang thiết bị hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, chúng tôi cam kết đem lại cho quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất với giá cả cạnh tranh.
1. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ LÀ GÌ?
Có thể định nghĩa rằng, tổ chức hội nghị là công việc cần phải trải qua nhiều giai đoạn từ khâu chuẩn bị tài liệu, kịch bản, lên danh sách khách mời, lập kế hoạch, tìm kiếm địa điểm tổ chức, đến thiết kế dàn dựng, phân công công việc... Với các mục đích nhằm tổng kết hoạt động, tri ân khách hàng cũ, tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng mới, quảng bá thương hiệu, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp...
 |
| Mục đích của tổ chức hội nghị |
>>> Xem thêm: Tour du lịch Camping là gì? Địa điểm tổ chức tại Đà Nẵng
2. CÁC BƯỚC KHÔNG THỂ THIẾU TRONG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Đề tổ chức hội nghị thành công tốt đẹp mang đến các giải pháp cho doanh nghiệp, giúp nâng tâm thương hiệu và đưa thương hiệu đi xa hơn đến với khách hàng của mình không hề là điều dễ dàng gì. Vì vậy bạn cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, tính toán, đo lường để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình:
 |
| Các bước tổ chức hội nghị thành công |
- Lên kế hoạch tổ chức hội nghị
Xác định mục đích tổ chức hội nghị: Đây là bước đầu tiên cần phải làm, nhằm xác định được loại hình của nó thuộc nhóm nào (tri ân khách hàng, hợp tác đầu tư và phát triển hay hội nghị tổng kết...).
Xác định mục tiêu: Khi đã xác định được mục đích, bước tiếp theo là cụ thể hóa nó thành mục tiêu, điều mà doanh nghiệp muốn đạt được (gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng, hay mở rộng thị trường...)
Xác định ý tưởng, nội dung chương trình: Lên kế hoạch chi tiết và cụ thể, rõ ràng, sắp xếp, chỉnh sửa nội dung theo một trình tự hợp lý nhất. Cần chú ý rằng nội dung chính hay chủ đề là linh hồn của hội nghị, vì nó quyết định mục đích tổ chức và mục đích tham dự của khách mời.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức: Thông thường nên chọn thời gian diễn ra vào cuối tuần và lên lịch chi tiết, rõ ràng thông báo trước cho khách mời để họ sắp xếp. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia mà chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, giao thông thuận lợi, bãi đổ xe rộng, an ninh tốt...
- Dự trù kinh phí tổ chức
Một bước không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị là dự trù kinh phí chi tiêu cho các hạng mục như thuê địa điểm tổ chức, nhân sự, MC, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, set up bàn tiệc, quà tặng cho khách hàng... nhằm tránh lãng phí, hao hụt ngân sách ảnh hưởng đến quá trình thực hiện.
- Chuần bị chương trình: Trước ngày tổ chức hội nghị cần chuẩn bị, sắp xếp, phân chia các nhóm nhân sự phù hợp, bố trí bàn ghế, đồ ăn, nước uống, trang trí băng rôn, các thiết bị hỗ trợ ở khu vực đón tiếp khách mời, dưới sân khấu, sân khấu.
 |
| Tổ chức hội nghị tại Đà Nẵng |
>>> Xem thêm: Mục đích hoạt động Team building
Tuy nhiên trong quá trình tổ chức hội nghị có rất nhiều hạng mục và khá phức tạp. Một khi doanh nghiệp, công ty tự mình đứng ra tổ chức khó đảm bảo được thời gian và chi phí hợp lý. Để tránh giảm tải những rủi ro này Art Travel & Event ra đời như một giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về kinh phí, kịch bản, ý tưởng nhằm tạo ra một chương trình hội nghị thành công và tốt đẹp.
Còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.
- 135 Trần Nhân Tông, Sơn Trà, Đà Nẵng
- 158/A50 Phan Anh, Tân Phú, Hồ Chí Minh
- SĐT: 0938360919 - 0935550454 - Email: project@arttravel.com.vn
- Website: www.arttravel.com.vn - www.artevent.com.vn
Nhận xét
Đăng nhận xét