3 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công
3 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công
Từ lâu, tổ chức sự kiện đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược Marketing để truyền tải những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến đối tác, và khách hàng. Vậy phải cần chuẩn bị gì để thu được kết quả tốt nhất? Art Event sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi trên bằng 3 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công ngay sau đây.
1. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện
Đối với bất kì sự kiện nào cũng vậy, việc xác định mục tiêu luôn là một yếu tố quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu. Khi xác định mục tiêu chính sẽ giúp bạn có cơ sở lên kế hoạch quy trình các bước tổ chức sự kiện cụ thể sao cho phù hợp nhất. Từ đó đề ra các mục tiêu mong muốn, kết quả đạt được và theo dõi đánh giá nó một cách chính xác nhất.
 |
| Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện |
2. Chuẩn bị một bản kế hoạch để tổ chức sự kiện
- Lên địa điểm và thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức sự kiện nên là nơi dễ tìm, dễ thấy, giao thông thuận lợi trong việc di chuyển, bãi đỗ xe rộng rãi, chi phí hợp lý, có khả năng đảm bảo quy mô sự kiện, các chương trình hoạt động diễn ra.
Thời gian tổ chức cần phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp cũng như đối tác, khách hàng để đảm bảo sự có mặt của họ. Nên chọn vào các ngày cuối tuần T7 và Chủ nhật, trong khung giờ 14h - 17h, là thời gian được đánh giá lý tưởng nhất.
- Lập ngân sách dự kiến
Để tránh phát sinh những khoản chi tiêu không mong muốn trong quá trình tổ chức sự kiện cần tính toán chi phí và giám sát, đảm bảo sao cho không "vượt khỏi tầm kiểm soát".
- Lên danh sách khách mời và gửi thư mời tham gia
Lập danh sách khách mời là một trong những bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công. Dựa trên những thông tin cần thiết, điều kiện cơ bản, rà soát kỹ lưỡng rồi tiến hành chốt danh sách cần mời. Sau đó gửi đi trước thời gian tổ chức sự kiện 1 tuần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.
- Xây dựng kịch bản chương trình
Ý tưởng và kịch bản được xem là linh hồn của sự kiện giúp nó diễn ra suôn sẻ, trôi chảy, mạch lạc, tránh những vấn đề phát sinh như trục trặc kĩ thuật, chậm tiến độ... Một kịch bản sơ sài, không tốt có thể dẫn đến kết quả xấu: Khiến khách hàng buồn chán, không cảm thấy thú vị... Chính vì thế kịch bản phải được lên chi tiết, phần nào chính, phần nào sau, điểm nhấn ở đâu...
- Chuẩn bị kế hoạch, thiết kế dàn dựng, phân công công việc cụ thể
Thiết bị sử dụng trong sự kiện: set up bàn tiệc, màn hình led, ly, cốc, rèm cửa,...
Phân công chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận: Từ khâu đối ngoại, hậu cần, an ninh, phụ trách sự kiện, nhân viên kỹ thuật...
 |
| Lên kế hoạch tổ chức sự kiện |
>>> Xem thêm: Gala Dinner tổ chức tại Đà Nẵng - Tập đoàn Kimberly Clark Việt Nam
3. Tiến hành thực hiện và theo dõi kết quả
Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị mọi thứ từ không gian tổ chức hội nghị đến quà tặng cho khách hàng thì tiến hành chạy chương trình. Đồng thời giám sát, điều chỉnh nhân lực, và xử lý các sự cố phát sinh.
Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là theo dõi và đánh giá kết quả liệu sự kiện có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không, và rút ra những bài học cho lần tổ chức tiếp theo.
 |
| Thực hiện và theo dõi |
Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với chúng tôi. Công ty Art Travel & Event với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm, sáng tạo, sẽ giúp bạn: Lên kế hoạch thụe hiện, xây dựng chương trình, điều phối, và tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp nhất có thể.
BTV: Ngọc Quyên
THÔNG TIN LIÊN HỆ
ART TRAVEL & EVENT - DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN
- 135 Trần Nhân Tông, Sơn Trà, Đà Nẵng
- 158/A50 Phan Anh, Tân Phú, Hồ Chí Minh
- SĐT: 0938360919 - 0935550454 - Email: project@arttravel.com.vn
- Website: www.arttravel.com.vn - www.artevent.com.vn
Nhận xét
Đăng nhận xét